導入事例

保険業界では、外部委託を実施する際は金融庁が定める「保険会社向けの総合的な監督指針」等に基づき、顧客保護や経営の健全性を確保する観点から、委託元には委託先に対する管理・監督責任が求められている。また、ビジネスパートナーとの関係について、適切な関係性や管理態勢の構築に対する社会的な期待水準が高まっていることから、ガイドラインや監督指針の制定が進んでおり、外部委託管理が重要視されている。

その中で、委託業務及び委託先に起因するリスクを適切に把握・管理するためには、新規契約時や更新時において委託先に対する適切性確認が重要になるため、日本生命相互保険会社（以下 日本生命）では業務を外部委託する場合における適切な業務遂行の確保に向けて、上記の「監督指針」等に基づき「外部委託規程」等を定めて外部委託管理を行っている。

日本生命ではさまざまな業務を委託先と連携して行っており、「近年では、日本生命内部にはない新たなサービスやビジネスを提供する方々との提携や海外の取引なども増えてきました。保険金や給付金のお支払いに関する業務など、伝統的に日本生命が行ってきた業務以外のところで外部委託するケースも急増しています」（沖本氏）。支社等で管理している委託先や再委託先まで含めると、その数は膨大になるという。
委託内容や契約内容、企業情報、セキュリティ体制や情報管理体制のほか、SDGsへの取り組み状況なども外部委託先から情報提供を受けている。
これらの情報を統括し、委託先の管理・リスク評価等を行うのがリスク管理統括部だ。外部委託をする際には、まず委託元の担当者から、委託を検討している業務内容や委託先の取扱情報などを本部に申請してもらい、必要なチェック項目や書類等を本部で選定しているという。
全ての委託先がスムーズにチェックシートを返してくれるわけではないため、どうしても進捗管理とリマインドの通知が欠かせない。「月単位で進捗を確認し、期日までにチェックシートの回収ができていない委託先については、委託元担当者にリマインドをしなければなりません。」とリスク管理統括部の髙橋氏は語る。
進捗管理も手作業で行い、リマインドはメールや電話を使って行っていたため、作業負担が大きく、課題となっていた。この作業をシステムで効率化することができれば、より生産性の高い業務にマンパワーを割くことができる。

システム導入の背景としてもう一つ大きな課題となっていたのが、外部委託先のリスクマネジメントだった。リスクについてどう捉えるかは会社によっても異なるが、日本生命の場合は「業務継続」をキーに据えている。「私たちがリスクを判断する際の一つの基準が、お客様に対する影響度合いです。私たちがお客様に約束しているサービスや商品、事業を継続することができるかどうかを第一に考えています」（沖本氏）。 日本生命ではさまざまな業務を外部委託しているが、類似する業務を委託する会社が一定の地域や国などに集中した場合、そこで何らかのアクシデントが起きてしまえば業務がストップしてしまう可能性がある。
「管理している外部委託先情報のデータベース化を進めることで、地域の偏りや社外システム（含、クラウド）利用状況なども把握することができます。また、本部以外の関連部署とも情報を連携することができれば、本部にあるデータを更に有効に活用できるのではないかと考えました」
こうした理由からシステムへの移行を検討し始めたが、ニーズを満たすシステムを見つけることに苦労したという。・・・